Työpaikoilla käydessäni kuulen yhä enemmän puhetta sälästä – tuosta näkymättömästä taakasta, joka täyttää päivämme lukemattomilla pienillä tehtävillä ja häiriötekijöillä.
Mitä tuo sälä oikeastaan tarkoittaa, ja miten voimme selviytyä sen keskellä?
Sälä on kaikkea sitä pientä ja vähemmän merkityksellistä, mikä täyttää työpäivämme ja vie aikaa ja energiaa ilman, että se tuottaa todellista arvoa tai merkitystä työtehtäviimme. Se voi olla sähköposteja, pikaviestejä, turhia kokouksia tai muita arjen askareita, jotka vievät meitä pois keskeisistä tehtävistämme aiheuttaen työn pirstaleisuutta. Se on kuin varjo, joka seuraa meitä jokaisessa työpäivässä, hämärtäen tärkeiden asioiden näkyvyyden.
Sälän tunnistaminen voi joskus olla vaikeaa, koska se saattaa piileskellä arjen kiireen ja hälinän keskellä. Jatkuva kiire ja stressi, riittämättömyyden tunne, keskittymiskyvyn puute ja unohdetut tai laiminlyödyt tehtävät saattavat olla merkkejä siitä, että työskentelet sälän keskellä. Aika ajoin onkin hyvä pysähtyä ja kysyä: mitä minulle kuuluu nyt? Olemmeko tiiminä tietoisia niistä arjen haasteista, jotka luovat pullonkauloja työn tekemiseen? Miten luomme käytäntöjä, joilla noihin haasteisiin voidaan puuttua?
Iidan tarina:
Markkinointitiimissä Iida kohtasi sälän aiheuttaman haasteen, kun lukuisat pienet tehtävät alkoivat vyöryä päälle samanaikaisesti. Hän tunnisti pian, että hänen työkuormansa oli kasvanut hallitsemattomaksi ja se alkoi vaikuttaa hänen hyvinvointiinsa. Sairauslomalla Iida pysähtyi ajattelemaan työtehtäviin liittyvää kuormitusta tarkemmin ja päätti ottaa asiat omiin käsiinsä.
Ensimmäinen askel oli keskustella avoimesti esihenkilön kanssa tilanteesta. Yhdessä esihenkilön kanssa he sopivat, että Iida keskittyisi ensisijaisesti tärkeimpiin tehtäviinsä ja delegoisi osan vastuista muille tiimin jäsenille. Tämä johti siihen, että työhön liittyviä hukkatekijöitä kartoitettiin, tiimin jäsenten työnkuvia ja vastuita tarkennettiin muuttuvien tarpeiden mukaiseksi. Tämä ei ainoastaan helpottanut Iidan työkuormaa, vaan myös tuki työn sujuvuutta vahvistaen koko tiimin hyvinvointia.
Lisäksi Iida otti käyttöön parempia ajanhallinnan strategioita ja oppi sanomaan ei tarpeettomille lisätehtäville sekä lopetti sälän aiheuttaman multitaskaamisen. Aamupäivästä Iida keskittyi tärkeimpiin tehtäviinsä ja sulki häiriötekijät kuten sähköpostin äänet ja muut vempaimet. Tiimissä tehtiin pelisäännöt sähköpostin käytöstä ja viesteihin vastaamisen käytännöistä. Iida varasi päivittäin aikaa suunnitelmalliselle työskentelylle ja säännöllisille tauoille, mikä auttoi häntä palauttamaan energiansa ja keskittymiskykynsä.
Iidan rohkeus ottaa tilanne haltuunsa ja tehdä tarvittavat muutokset työskentelytapoihinsa auttoivat häntä selviytymään sälän tuomista haasteista. Vähitellen Iida huomasi, että hänen tehokkuutensa ja hyvinvointinsa paranivat, ja hän pystyi jälleen saavuttamaan työhönsä liittyvät tavoitteet. Lisäksi Iida oppi tunnistamaan omat rajansa, pyytämään apua ja kieltäytymään tarvittaessa uusista tehtävistä. Iida koki työnsä mielenkiintoisena ja vaikeinta hänelle oli olla osallistumatta mielenkiintoisiin projekteihin. Iida sopi esihenkilön ja tiimin kanssa muutoksen seurannasta ja arvioinnista.
Iidan tarina on osoitus siitä, että sälän keskellä selviytyminen on mahdollista avoimella kommunikaatiolla ja rohkeudella asettaa omat rajat. Sälän keskellä selviäminen vaatii tietoisuutta ja hallittuja toimia; tehtävien priorisointia, työpäivien suunnittelua ja opettelua kieltäytymään tarpeettomista velvollisuuksista.
Multitaskaamisen sijaan mieli kannattaa pitää rauhallisena ja keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Näin voit selviytyä sälän aiheuttamasta kuormituksesta ja saavuttaa parempia tuloksia työssäsi ja lisätä hyvinvointia elämässäsi.